毎月発生する謎の残業20時間を消した話

今から10年前の話になります。
毎月、20時間以上の残業が発生している…その原因がわからない。仕事術の本を読み漁ったり、マクロを使えば効率化できるか？と考えたこともあります。しかし、劇的な効果は得られませんでした。

多くの企業で、恒常的に残業が発生していることは珍しくありません。

そんな中、当時の社長から「スケジュール管理を徹底することで、無駄な時間を削減できる」とのメッセージを受け取り、そのアプローチに着目しました。これが、私の業務改善における大きな転機となったのです。

スケジュール管理の重要性

「スケジュール管理」という言葉は頻繁に使われますが、タスク管理と混同されることが多いです。スケジュール管理の本質は、時間単位で何をしてどのような成果を得るかを明確にすることにあります。単にタスクをリスト化するだけでなく、具体的な時間割に落とし込むことで、業務を効率的に進めることが可能です。

さらに、重要なポイントは、毎日の振り返りを欠かさず行うことです。計画通りに進まなかった場合、その原因を分析し、翌日のスケジュールに反映させる。この反復プロセスを日々行うことで、スケジュール管理の精度が向上し、業務の進捗が最適化されていきます。

スケジュール管理による効率化の3つの理由

スケジュール管理を導入することで、以下のような効果が得られました。

1. 業務内容が明確化され、集中力が向上

スケジュールを明確にすることで、その時点で何をすべきかが明確になり、タスクに集中して取り組むことができます。これにより、業務の効率が飛躍的に向上しました。

2. 自分のパフォーマンスを最大化できる時間帯に仕事を充てる

人それぞれ、最も集中できる時間帯があります。スケジュールを立てる際、自分の生産性が高い時間に重要な業務を割り当てることで、より早く質の高い成果を出すことができました。これが、残業削減に大きく寄与しています。

3. 問題点が明確化され、迅速に対処できる

スケジュールを管理していくと、計画通りに進まなかった場合、その要因を容易に特定できます。例えば、計画自体が非現実的だったのか、突発的な業務が多かったのか。問題点を早期に発見し、次回の改善に繋げることで、さらなる効率化が図れます。

結果：ムダな残業削減に成功

このスケジュール管理の徹底を続けた結果、毎月20時間以上発生していた謎の残業を解消することができました。時間の無駄をなくし、業務効率が大幅に向上したことで、ワークライフバランスの向上にもつながっています。

スケジュール管理の徹底は、計画通りに業務を遂行し成果を得ることで、事業計画達成に直結する重要な要素です。

スケジュール管理を徹底することは一筋縄には行きません。メンバーに「スケジュール管理を～」と伝えても必ずと言っていい程に1ヶ月以内に元通りになってしまいます。

「従業員の残業を削減したい!」という方はお気軽にお問い合わせください。